Setiap lembar kertas dihasilkan dari serpihan-serpihan batang kayu dan bersama itu juga dihasilkan limbah cair dan gas yang berbahaya. Sering kali kita tidak sadar bahwa dari setiap lembar kertas yang kita pakai, ada sekian banyak limbah yang kita hasilkan, baik pada saat proses produksi kertas itu sendiri atau pada saat kita membuang kertas karena hasil cetakan yang tidak sesuai.
Di setiap proyek yang ada di perusahaanku, ada bertumpuk-tumpuk kertas yang dihabiskan setiap harinya. Setiap dokumen yang keluar-masuk, hasil MOM yang di distribusikan, comments untuk setiap paper work, dll semuanya dicetak menggunakan kertas. Kebiasaan kah? mungkin iya, efektifkah? mungkin tidak, apakah memang ini sudah benar? menurutku mungkin tidak.
Coba kita ambil contoh, distribusi / disposisi arrangement drawing dari tim mechanical misalnya, selama ini drawing yang dikeluarkan oleh satu departemen selalu didistribusikan ke departement-departemen lain (yang kita bicarakan disini adalah distribusi intern) dengan menggunakan kertas. Padahal jika kita perhatikan, distribusi menggunakan kertas memerlukan proses yang lebih lama karena harus fotokopi dulu baru kemudian didistribusikan ke masing-masing meja secara langsung. Kadang hanya karena masalah ini, suatu dokumen bisa terlambat didistribusikan sehingga akan menghambat progress proyek. Dan lagi, distribusi intern kan tidak ada hubungannya dengan klien sehingga tidak mengganggu formalitas dari segi prosedural.
Lesson learned untuk perbaikan kedepannya :
Di setiap proyek yang ada di perusahaanku, ada bertumpuk-tumpuk kertas yang dihabiskan setiap harinya. Setiap dokumen yang keluar-masuk, hasil MOM yang di distribusikan, comments untuk setiap paper work, dll semuanya dicetak menggunakan kertas. Kebiasaan kah? mungkin iya, efektifkah? mungkin tidak, apakah memang ini sudah benar? menurutku mungkin tidak.
Coba kita ambil contoh, distribusi / disposisi arrangement drawing dari tim mechanical misalnya, selama ini drawing yang dikeluarkan oleh satu departemen selalu didistribusikan ke departement-departemen lain (yang kita bicarakan disini adalah distribusi intern) dengan menggunakan kertas. Padahal jika kita perhatikan, distribusi menggunakan kertas memerlukan proses yang lebih lama karena harus fotokopi dulu baru kemudian didistribusikan ke masing-masing meja secara langsung. Kadang hanya karena masalah ini, suatu dokumen bisa terlambat didistribusikan sehingga akan menghambat progress proyek. Dan lagi, distribusi intern kan tidak ada hubungannya dengan klien sehingga tidak mengganggu formalitas dari segi prosedural.
Lesson learned untuk perbaikan kedepannya :
- Koordinasi setiap tim dalam proyek harus lebih bagus sehingga tidak boleh ada anggota tim yang merasa tidak menerima dokumen dengan alasan dokumen tersebut diterima tidak dalam bentuk print out.
- Drawing hanya di cetak jika memang sudah final atau untuk approval / construction, drawing yang hanya "for information", walaupun untuk didistribusikan ke klien (sebaiknya dibicarakan terlebih dahulu di awal) di distribusikan dalam bentuk softcopy (dalam format pdf) melalui email, ingat transmital juga bisa diperoleh lewat email.
- Hanya "for approval / for construction" dokumen yang di distribusikan dalam bentuk print out
No comments:
Post a Comment