Daily Meeting : Efektifkah?

Komunikasi merupakan salah satu hal yang paling penting dalam mengeksekusi proyek. Dalam proyek, komunikasi salah satunya dilakukan dalam daily meeting. Tapi, seberapa efektifkah daily meeting dengan melibatkan semua tim mulai dari level supervisor hingga superintendent digunakan sebagai sarana komunikasi? Berikut beberapa hal yang terjadi dalam commissioning daily meeting yang menurutku perlu sedikit diperbaiki :

1. Kebanyakan kegiatan di proyek melibatkan kegiatan-kegiatan yang jangka waktu penyelesaiannya lebih dari 1 hari, sehingga kebanyakan hal yang dibahas belum akan ada perubahan yang signifikan dari hari-ke hari. Untuk 3 jam waktu yang dihabiskan, ini tentu tidak efektif mengingat level supervisor harusnya lebih sering berada dilapangan.
2. Daily meeting mengagendakan hal-hal yang detail sehingga memerlukan waktu yang lebih lama (hingga 3 jam), dalam yang lama ini tentu saja konsentrasi tidak dapat terfokus dan kebanyakan hanya menghasilkan rasa bosan pada meeting, hal ini harus dihindari karena seharusnya meeting adalah tempat menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan antar divisi.
   
3. Dalam pembahasan yang detail, tiap tim akan mendapatkan giliran masing-masing untuk menyampaikan progressnya. Banyaknya anggota meeting yang hadir menyebabkan masing-masing orang hanya menyampaikan dalam waktu yang singkat atau dengan kata lain, porsi diam seseorang akan lebih banyak daripada porsi bicaranya. Wasting time..

Beberapa perbaikan perlu dilakukan, dengan :

1. Meeting hanya dihadiri oleh superintendent saja, masing-masing tim hanya diwakili maksimum 1 orang saja dengan catatan bahwa masing-masing superintendent harus mengupdate progressnya dengan laporan dari masing-masing supervisor. Tidak perlu memanggil supervisor untuk meeting hanya untuk menanyakan progress pemasangan handrail. Lebih advance jika semua laporan dari masing-masing SI dapat diterima oleh general superintendent, sehingga tim konstruksi hanya perlu diwakili oleh GSI.
   
2. Waktu meeting harus dibatasi hanya dengan maksimal 1 jam
3. Tim engineering hanya perlu diwakili oleh chief field engineering saja (CFE).
4. Tim pre-commissioning hanya perlu diwakili 1 orang saja, sehingga total anggota meeting tidak lebih dari 10 orang dimana masing-masing orang akan labih aktif.

Hal yang perlu dipikirkan adalah waktu 3 jam yang dihabiskan untuk meeting yang kadang-kadang tidak mengubah progress karena semua masih in progress dalam artian belum selesai karena memang perlu waktu yang lebih dari sehari. Meeting besar dengan melibatkan semua anggota tim dapat dilakukan pada weekly meeting.